لكل فاتورة في Smart Coach شاشتها الخاصة الآن

الفاتورة ليست لحظة واحدة. ترسلها، ثم تنتظر. قد يدفع العميل جزءًا منها بتحويل، ثم يدفع الباقي نقدًا في الجلسة التالية. أو قد يتأخر الدفع عن تاريخ الاستحقاق فتضطر إلى المتابعة. تبقى الفاتورة قائمة أسابيع، وكل خطوة فيها سؤال قد يُطلب من المدرب أن يجيب عنه لاحقًا، وكثيرًا ما يكون العميل حاضرًا معه.

بُني Smart Coach 4.1 حول هذه الفكرة، وبها تبدأ ملاحظات الإصدار: لكل فاتورة شاشتها الخاصة. من هذه الشاشة ترسل الفاتورة، وتسجّل دفعة نقدًا أو بالبطاقة أو بالتحويل، وتتابع قصة الفاتورة كاملة على خط زمني.

في هذا المقال أشرح ما الذي تغيّر، ولماذا أراه مهمًا إن كنت تدير ممارستك في التدريب من هاتفك.

من أين تأتي الفاتورة

تتضح شاشة الفاتورة أكثر حين تعرف كيف تُنشأ الفاتورة في Smart Coach. وهذا الجزء لم يتغير.

تعرض صفحة كل عميل ما لم تصدر له فاتورة بعد، وما صدرت له فاتورة، وما هو مستحق. تحدد الجلسات التي لم تصدر لها فاتورة، وترى المجموع يتحدث أمامك، ثم تضغط "Create Bill" (إنشاء فاتورة). تُرقَّم الفواتير تلقائيًا، وتقبل الخصومات والضريبة أو ضريبة القيمة المضافة (وعندها يصبح عنوانها "Tax Invoice" (فاتورة ضريبية))، وحين يتجاوز تاريخ استحقاقها تُوسم بأنها متأخرة. وتصدر الفواتير والإيصالات وإيصالات الدفعات المقدمة بصيغة PDF وعليها شعارك.

إذن كان إنشاء الفاتورة محلولًا من قبل. الجزء الصعب هو كل ما يحدث لها بعد ذلك.

شاشة لكل فاتورة

في الإصدار 4.1 صارت الفاتورة مكانًا تستطيع أن تفتحه. وفيه ثلاثة أشياء.

الإرسال. ترسل الفاتورة من شاشتها، فتكون دائمًا ترسل الفاتورة التي أمامك.

تسجيل الدفعة. تسجّل الدفعة على الفاتورة وتحدد كيف وصلت: نقدًا أو بالبطاقة أو بالتحويل. كان Smart Coach يتعامل مع الدفعات الجزئية من قبل، والمدربون فعلًا يُدفع لهم على أجزاء. فمن الطبيعي أن تجمع الفاتورة دفعتين أو ثلاثًا، وكل دفعة تحتاج أن تُسجَّل في مكانها الصحيح.

الخط الزمني. هذا هو التغيير الذي يهمني أكثر من غيره. كان تاريخ الفاتورة شيئًا تعيد بناءه في ذهنك من ملف PDF مُرسَل وإيصال وحالة دفع. أما الآن فهو قائمة تقرؤها من الأعلى إلى الأسفل، وفيها قصة الفاتورة كاملة في مكان واحد.

والفائدة الكبرى في المحادثات المحرجة. حين يقول لك العميل إنه دفع، تفتح فاتورته وتتحقق. لا حاجة إلى البحث بين الإيصالات أو محاولة تذكّر الجلسة التي دفع فيها.

الثمن

أن تكون لكل فاتورة شاشتها يعني شاشة إضافية في التطبيق. وSmart Coach لا ينقصه عدد الشاشات: فيه العملاء والجلسات وورش العمل والمصروفات والتقارير والأدوات ومساعد. وكل شاشة أضيفها مكان آخر قد يضيع فيه أحدهم.

مضيت في ذلك لأن الفاتورة كانت موجودة أصلًا كشيء في أذهان المدربين، وكان التطبيق يجعلهم يجمعون أجزاءها بأنفسهم. والشاشة التي تطابق شيئًا يفكر فيه الناس أصلًا تضيف عبئًا أقل من شاشة تأتي بفكرة جديدة. ومع ذلك فالثمن حقيقي، وإن تبيّن أنها تجعل التنقل في التطبيق أصعب، فإصلاح ذلك مسؤوليتي.

تقارير ثلاثية الأبعاد، مقارنةً بالعام الماضي

العنوان الثاني في الإصدار 4.1 هو التقارير. صارت تُرسم الآن بالأبعاد الثلاثة وتُقارن بالعام الماضي.

أعرف أن «الرسوم البيانية ثلاثية الأبعاد» قد تبدو زينة. ما يمنعها من أن تكون زينة هو المقارنة والجزء التالي: تستطيع أن تفتح أي شهر وترى الفواتير التي يتكون منها.

وهذا مهم لأن الرقم الواحد في التقرير يثير أسئلة لا يستطيع أن يجيب عنها. لماذا كان مارس منخفضًا؟ هل توقف عميل عن الحضور، أم حضر ولم يدفع بعد؟ المجموع وحده لن يخبرك، لكن الفواتير التي خلفه ستخبرك. كان مركز التقارير يتيح لك من قبل أن تضغط على رسم بياني لترى البيانات التي تحته. وفي الإصدار 4.1 يرتبط التقرير بشاشة الفاتورة: تستطيع أن تنتقل من مجموع شهر إلى الفواتير التي يتكون منها.

ويعمل ذلك في الاتجاه الآخر أيضًا. فالفواتير نفسها التي ترسلها وتسجّل عليها الدفعات هي ما تجمعه التقارير، فلا ترى نسختين مختلفتين من أموالك.

بقية الإصدار

تستمر ملاحظات الإصدار 4.1 بعد هذين البندين، وفيها سطر ثالث عن الفواتير غير المدفوعة. لن أصف هذا الجزء هنا أكثر من القول إنه موجود. القائمة الكاملة في ملاحظات الإصدار على App Store.

ويستحق الإصداران السابقان الذكر أيضًا، لأنهما كانا عن الثقة أكثر من الميزات.

كان الإصدار 4.0.1 إصدار إصلاحات. صارت الخطة المجانية تعمل كما وُعد بها: عميلان، مع جلسات غير محدودة لكليهما. وصارت المبالغ المكتوبة بفاصلة عشرية، مثل 12,50، تُحفظ بشكل صحيح في كل النماذج. أخطاء كهذه مشكلة صامتة في تطبيق للفواتير. فإن كتبت الكسر العشري بالطريقة التي يكتبها بها بلدك وحفظ التطبيق رقمًا خاطئًا، فلن تنتبه حتى ينتبه العميل.

وجعل الإصدار 4.0.2 تطبيق Smart Coach جاهزًا لـ iPhone Duo. فهو يملأ الشاشة الخارجية والشاشة الداخلية الكبيرة معًا، ويحفظ موضعك حين تفتح الهاتف أو تغلقه.

ماذا يعني هذا إن كنت تستخدم Smart Coach

إن كنت تصدر فواتير عملائك عبر Smart Coach، فلن يتغير إلا القليل في طريقة عملك اليومية. ما زلت تحدد الجلسات وتضغط Create Bill. الفرق يأتي لاحقًا. حين تصل دفعة، تسجّلها على تلك الفاتورة مع طريقة دفعها. وحين يُطرح سؤال عن فاتورة، تفتحها وتقرأ خطها الزمني.

وإن كنت تنظر في التقارير في نهاية الشهر أو العام، فسترى الآن هذا العام مقابل العام الماضي، وأي شهر يبدو غير صحيح تستطيع أن تفتحه لترى الفواتير التي خلفه.

وإن كنت تفكر في ما إذا كان Smart Coach يناسب ممارستك، فالخلاصة هي: إنه تطبيق لإدارة الممارسة للمدربين والممارسين المستقلين على iPhone وiPad وMac. لا حساب فيه ولا تسجيل دخول للعملاء، وتتم مزامنة سجلاتك عبر iCloud الخاص بك. ومع هذا الإصدار صار جانب الفواتير يتابع الفاتورة من لحظة إنشائها حتى اليوم الذي تُدفع فيه كاملة.