Smart Dentist يتابع الآن كل فاتورة من البداية إلى النهاية

لم يكن إنشاء الفاتورة يومًا الجزء الصعب في إدارة الجانب المالي لعيادة الأسنان. الصعب هو ما يأتي بعده. هل أُرسلت الفاتورة؟ هل دفع المريض المبلغ كله، أم جزءًا منه، أم لم يدفع شيئًا؟ وإن دفع، فهل دفع نقدًا أم بالبطاقة؟ وحين يتبيّن أن الفاتورة خاطئة، كيف تصحّحها دون أن تترك فجوة في السجل؟

يدور Smart Dentist 5.2 حول هذا الجزء. تبدأ ملاحظات الإصدار بسطر واحد: «كل فاتورة، من البداية إلى النهاية»، ويشرح باقي هذا المقال ما يعنيه ذلك داخل التطبيق.

تنشئ الفاتورة فتجد نفسك أمامها

التغيير الأول صغير، وهو أول ما أشير إليه. حين تنشئ فاتورة، ينقلك التطبيق الآن إليها مباشرة.

يبدو هذا بديهيًا. لكن الفاتورة هي المكان الذي تجري فيه الخطوات التالية. ترسلها، وتسجّل ما دُفع، وتعود إليها حين يتغيّر شيء. وإن نقلك إنشاء الفاتورة إلى أي مكان آخر، فعليك أن تبحث عنها من جديد. لذلك ينطلق كل ما في هذا الإصدار من شاشة الفاتورة نفسها.

وهذا يناسب أيضًا الطريقة التي تبدأ بها الفواتير عادةً في Smart Dentist. هناك بطاقة تعرض الإجراءات التي لم تُفوترها بعد، فتختارها وتنشئ الفاتورة من هناك. والآن ينتهي هذا المسار عند الفاتورة نفسها، لا قبلها بخطوة.

إرسالها حيث يقرأ مرضاك فعلًا

من شاشة الفاتورة يمكنك إرسالها عبر البريد أو WhatsApp أو الرسائل.

اخترت هذه الثلاث لأنها المكان الذي يقرأ فيه المرضى فعلًا. بعض العيادات ترسل كل فاتورة بالبريد الإلكتروني، وبعضها يتواصل مع المرضى غالبًا بالرسائل. وميزة فوترة لا تقدّم إلا البريد الإلكتروني تفترض أن كل العيادات تعمل بالطريقة نفسها.

ما زالت الفاتورة تُرسل بصيغة PDF التي كان تبويب الفواتير يُنتجها من قبل: فاتورة، أو فاتورة ضريبية، أو إيصال. ما تغيّر هو أن الإرسال أصبح خطوة على شاشة الفاتورة نفسها.

كل دفعة، مع طريقة دفعها

لا يدفع المرضى الفاتورة دائمًا دفعة واحدة. بعضهم يدفع جزءًا الآن والباقي في الزيارة التالية، أو يدفع جزءًا بالبطاقة وآخر نقدًا.

في 5.2 تسجّل كل دفعة على الفاتورة، مع الطريقة التي دُفعت بها. فلا تكون الفاتورة مجرد مدفوعة أو غير مدفوعة، بل تحمل الدفعات الفعلية التي وصلت.

يهمّني هذا لأن التقارير لا تكون أفضل مما يدخل فيها. تغطي التقارير في Smart Dentist الإيرادات والأرباح والمصروفات والمدفوعات، ويمكنك تصدير الأرقام كتقارير ضريبية. وكل ذلك يقوم على ما تسجّله عند مكتب الاستقبال. فإن سجّلت كل دفعة كما حدثت فعلًا، صار الوثوق بأرقام نهاية الشهر أسهل بكثير.

خط زمني واحد لكل فاتورة

كل ما يحدث للفاتورة يظهر الآن على خط زمني واحد: أُنشئت، وأُرسلت، ووصلت الدفعات، وربما أُلغيت وأُعيد إصدارها.

هذا هو الجزء الذي أظن أنه سيهمّ أكثر في العمل اليومي. يتصل مريض ويقول إنه دفع بالفعل. يريد أحد العاملين في الاستقبال أن يعرف هل أُرسلت فاتورة الأسبوع الماضي. مع الخط الزمني تفتح الفاتورة وتقرأ من الأعلى إلى الأسفل، دون أن تجمع الإجابة من شاشات مختلفة.

ويرتبط هذا أيضًا بشيء كان Smart Dentist يقدّمه للعيادات المشتركة. فسجل التدقيق (Audit Log) في التقارير يعرض كل سجل أُضيف أو عُدّل أو حُذف، ومن فعل ذلك ومتى. والخط الزمني هو الفكرة نفسها لفاتورة واحدة، في المكان الذي ستنظر فيه أولًا.

الإلغاء وإعادة الإصدار، بدل التعديل بصمت

هذا هو القرار الذي فيه مفاضلة حقيقية.

تكون الفواتير خاطئة أحيانًا. فات إجراء، أو كان السعر غير صحيح، أو ذهب البند الخطأ إلى المريض الخطأ. يتعامل 5.2 مع ذلك بالإلغاء وإعادة الإصدار. تلغي الفاتورة الخاطئة وتُصدر فاتورة مصحّحة.

كان الخيار الأبسط أن أتيح لك تعديل الفاتورة في مكانها. هذا أسرع في اللحظة نفسها. لكن بعد إرسال الفاتورة، قد تكون لدى شخص آخر نسخة منها بالفعل. وإن أمكن تعديل الفاتورة بصمت، فقد يختلف السجل في التطبيق عن ملف PDF على هاتف المريض، دون أن يظهر سبب ذلك.

الإلغاء يحفظ صدق السجل. تبقى الفاتورة الخاطئة في السجل على أنها ملغاة، وتحل محلها الفاتورة المصحّحة، ويُظهر الخط الزمني الاثنتين. يكلّفك ذلك خطوة إضافية. وفي كل ما يتعلق بالمال والأوراق الضريبية، أرى أن هذه الخطوة تستحق.

ما صدر أيضًا حول هذا الإصدار

يُبنى 5.2 على الإصدارين اللذين سبقاه مباشرة، ويستحقان الذكر إن لم تحدّث التطبيق منذ مدة.

أضاف 5.1 علاجات ثلاثية الأبعاد على مخططات الأسنان. فالتيجان والحشوات والجسور وتقويم الأسنان والزرعات وغيرها تظهر الآن على أسنان المريض، في المخطط وفي القوائم وفي الفوترة وفي ملفات PDF. كما تختار مظهرًا ثلاثي الأبعاد لكل إجراء في قائمة إجراءاتك مرة واحدة.

كان 5.1.1 إصدار إصلاحات. أصلح عطلًا قد يؤدي إلى توقف التطبيق عند فتح قائمة المرضى. لن أخفّف من شأن هذا: قائمة المرضى هي الشاشة التي تفتحها أكثر من غيرها، وما كان ينبغي أن تتعطل. وأتاح الإصدار نفسه الانتقال من خطة «فردي» لطبيب واحد إلى خطة العيادة المشتركة من الإعدادات > الاشتراك. تتولى Apple تبديل خطتك وتعيد لك الجزء غير المستخدم من الخطة القديمة، فلا ينتهي بك الأمر إلى الدفع مقابل خطتين.

ماذا يعني هذا إن كنت تدير عيادة

إن كنت تبحث عن تطبيق لطبيب الأسنان، فمخطط المريض هو عادةً ما يدفعك إلى تجربته. أما الفوترة فهي ما يقرّر هل ستواصل استخدامه بعد بضعة أشهر. فمعظم العناء في العيادة الصغيرة يقع بين «انتهى الإجراء» و«وصل المال والأوراق صحيحة».

يهدف هذا الإصدار إلى سدّ هذه الفجوة على شاشة واحدة. تنشئ الفاتورة وتبقى عليها. ترسلها حيث سيراها المريض، وتسجّل كل دفعة كما تمت. وإن كانت الفاتورة خاطئة، تلغيها وتعيد إصدارها بدل الكتابة فوقها. وبعد ذلك يُظهر الخط الزمني للفاتورة ما حدث، بالترتيب.

إن كنت تستخدم Smart Dentist بالفعل، فأسرع طريقة لترى ذلك أن تنشئ فاتورتك التالية من بطاقة الإجراءات غير المفوترة وتتابعها حتى النهاية. وإن لم تكن تستخدمه، فالتطبيق مجاني لما يصل إلى مريضين، وهذا يكفي لتتابع فاتورة من البداية إلى النهاية وتقرّر هل يناسب طريقة عمل مكتب الاستقبال لديك.