Cada factura en Smart Coach ahora tiene su propia pantalla

Una factura no es un solo momento. La envías y luego esperas. Puede que el cliente pague una parte por transferencia y el resto en efectivo en la siguiente sesión. O que el pago se pase de la fecha de vencimiento y tengas que reclamarlo. La factura dura semanas, y cada paso es una pregunta que un coach quizá tenga que responder más adelante, muchas veces con el cliente delante.

Smart Coach 4.1 está construido en torno a eso. Las notas de la versión empiezan por ahí: cada factura tiene su propia pantalla. Desde esa pantalla envías la factura, registras un pago en efectivo, con tarjeta o por transferencia, y sigues toda la historia de la factura en una línea de tiempo.

Este artículo cuenta qué cambió y por qué creo que importa si llevas una consulta de coaching desde el teléfono.

De dónde sale una factura

La pantalla de la factura se entiende mejor cuando sabes cómo se crea una factura en Smart Coach. Esa parte es igual que antes.

La página de cada cliente muestra lo que está sin facturar, lo facturado y lo pendiente de pago. Marcas las sesiones sin facturar, ves cómo sube el total y tocas “Create Bill” (crear factura). Las facturas se numeran automáticamente. Admiten descuentos e impuestos o IVA (y entonces llevan el título “Tax Invoice” (factura fiscal)), y cuando pasan su fecha de vencimiento se marcan como vencidas. Las facturas, los recibos y los recibos de anticipo salen como PDF con tu logo.

Así que crear una factura ya estaba resuelto. Lo difícil es todo lo que le pasa después.

Una pantalla por factura

En 4.1, una factura es un lugar que puedes abrir. Ahí viven tres cosas.

El envío. Envías la factura desde su propia pantalla, así que siempre envías la factura que estás viendo.

El registro de un pago. Registras un pago en la factura e indicas cómo llegó: efectivo, tarjeta o transferencia. Smart Coach ya manejaba pagos parciales, y a los coaches sí les pagan por partes. Que una factura reciba dos o tres pagos es normal, y cada uno tiene que quedar registrado donde corresponde.

La línea de tiempo. Este es el cambio que más me importa. Antes, la historia de una factura era algo que reconstruías de memoria a partir de un PDF enviado, un recibo y un estado de pago. Ahora es una lista que lees de arriba abajo, con toda la historia de la factura en un solo lugar.

Sirve sobre todo para las conversaciones incómodas. Cuando un cliente dice que ya pagó, abres su factura y lo compruebas. No necesitas buscar entre recibos ni intentar recordar en qué sesión pagó.

El costo

Darle a cada factura su propia pantalla significa una pantalla más en la app. A Smart Coach no le faltan pantallas. Tiene clientes, sesiones, talleres, gastos, informes, widgets y un asistente. Cada pantalla que agrego es otro lugar donde alguien se puede perder.

Seguí adelante porque la factura ya existía como algo concreto en la cabeza de los coaches, y la app los obligaba a armarla por partes. Una pantalla que coincide con algo en lo que la gente ya piensa añade menos peso que una que introduce una idea nueva. Aun así, el costo es real, y si resulta que hace más difícil orientarse en la app, me toca a mí arreglarlo.

Informes en 3D, comparados con el año pasado

La segunda novedad principal de 4.1 son los informes. Ahora se dibujan en 3D y se comparan con el año pasado.

Sé que “gráficos en 3D” puede sonar a decoración. Lo que evita que sea decoración es la comparación y lo siguiente: puedes abrir cualquier mes y ver las facturas que hay detrás.

Eso importa porque un solo número en un informe plantea preguntas que no puede responder. ¿Por qué marzo fue bajo? ¿Un cliente dejó de venir, o vino y todavía no pagó? Un total por sí solo no te lo dice. Las facturas detrás de ese total, sí. El centro de informes ya te dejaba tocar un gráfico para ver los datos de abajo. En 4.1, el informe y la pantalla de la factura se conectan: puedes ir del total de un mes a las facturas que lo forman.

También funciona al revés. Las mismas facturas que envías y en las que registras pagos son las que suman los informes, así que no estás viendo dos versiones distintas de tu dinero.

El resto de la versión

Las notas de 4.1 siguen después de estos dos puntos, con una tercera línea sobre las facturas sin pagar. No voy a describir esa parte aquí, más allá de decir que existe. Las notas de la versión en el App Store tienen la lista completa.

Las dos versiones anteriores también merecen una mención, porque trataban más de confianza que de funciones.

4.0.1 fue una versión de correcciones. El plan gratuito ahora funciona como se prometió: dos clientes, con sesiones ilimitadas para ambos. Los importes escritos con coma decimal, como 12,50, ahora se guardan correctamente en todos los formularios. Errores como ese son un problema silencioso en una app de facturación. Si escribes los decimales como se escriben en tu país y la app guarda un número equivocado, no te darás cuenta hasta que se dé cuenta un cliente.

4.0.2 preparó Smart Coach para el iPhone Duo. Ocupa tanto la pantalla exterior como la pantalla interior grande, y no pierdes tu lugar al abrir o cerrar el teléfono.

Qué significa esto si usas Smart Coach

Si facturas a tus clientes con Smart Coach, cambia muy poco en tu trabajo diario. Sigues marcando sesiones y tocando “Create Bill”. La diferencia llega después. Cuando llega un pago, lo registras en esa factura junto con la forma de pago. Cuando surge una pregunta sobre una factura, la abres y lees su línea de tiempo.

Si revisas los informes al final de un mes o de un año, ahora ves este año frente al anterior, y cualquier mes que parezca raro se puede abrir para mostrar las facturas que hay detrás.

Si estás decidiendo si Smart Coach le sirve a tu consulta, la versión corta es esta. Es un gestor de consulta para coaches y profesionales independientes en iPhone, iPad y Mac. No hay cuenta ni accesos para clientes, y tus registros se sincronizan a través de tu propio iCloud. Con esta versión, la parte de facturación sigue una factura desde el momento en que la creas hasta el día en que se paga por completo.