Chaque facture de Smart Coach a désormais son propre écran

Une facture n’est pas un moment unique. Vous l’envoyez, puis vous attendez. Le client peut en payer une partie par virement, puis le reste en espèces à la séance suivante. Ou bien le paiement dépasse l’échéance et vous devez le relancer. La facture dure des semaines, et chacune de ses étapes est une question à laquelle un coach devra peut-être répondre plus tard, souvent avec le client dans la pièce.

Smart Coach 4.1 est construit autour de cela. Les notes de version commencent par là : chaque facture a son propre écran. Depuis cet écran, vous envoyez la facture, enregistrez un paiement en espèces, par carte ou par virement, et suivez toute l’histoire de la facture sur une chronologie.

Cet article présente ce qui a changé, et pourquoi je pense que cela compte si vous gérez un cabinet de coaching depuis votre téléphone.

D’où vient une facture

L’écran de la facture prend tout son sens quand on sait comment une facture est créée dans Smart Coach. Cette partie n’a pas changé.

La page de chaque client affiche ce qui n’est pas facturé, ce qui est facturé et ce qui est dû. Vous cochez les séances non facturées, suivez le total qui s’actualise, puis touchez « Create Bill » (créer une facture). Les factures sont numérotées automatiquement. Elles acceptent les remises et la taxe ou la TVA (elles sont alors intitulées « Tax Invoice », facture fiscale), et une fois l’échéance passée, elles sont marquées en retard. Factures, reçus et reçus d’acompte sont produits en PDF avec votre logo.

Créer une facture était donc déjà réglé. Le plus difficile, c’est tout ce qui lui arrive ensuite.

Un écran par facture

Dans la 4.1, une facture est un endroit que l’on peut ouvrir. On y trouve trois choses.

L’envoi. Vous envoyez la facture depuis son propre écran : vous envoyez donc toujours la facture que vous avez sous les yeux.

L’enregistrement d’un paiement. Vous enregistrez un paiement sur la facture en indiquant comment il est arrivé : espèces, carte ou virement. Smart Coach gérait déjà les paiements partiels, et les coachs sont bel et bien payés en plusieurs fois. Une facture qui reçoit deux ou trois paiements, c’est normal, et chacun doit être enregistré là où il doit l’être.

La chronologie. C’est le changement qui me tient le plus à cœur. L’historique d’une facture était quelque chose que vous reconstituiez de tête à partir d’un PDF envoyé, d’un reçu et d’un statut de paiement. C’est désormais une liste qui se lit de haut en bas, avec toute l’histoire de la facture au même endroit.

L’intérêt tient surtout aux conversations délicates. Quand un client dit qu’il a déjà payé, vous ouvrez sa facture et vous vérifiez. Inutile de fouiller dans les reçus ou d’essayer de vous souvenir à quelle séance il a payé.

Le compromis

Donner à chaque facture son propre écran, c’est un écran de plus dans l’app. Et Smart Coach ne manque pas d’écrans : clients, séances, ateliers, dépenses, rapports, widgets et un assistant. Chaque écran que j’ajoute est un endroit de plus où l’on peut se perdre.

Je l’ai fait quand même, parce que la facture existait déjà comme une chose dans la tête des coachs, et l’app les obligeait à la reconstituer. Un écran qui correspond à quelque chose auquel les gens pensent déjà pèse moins qu’un écran qui introduit une idée nouvelle. Le coût reste réel, et si cela rend l’app plus difficile à parcourir, c’est à moi de le corriger.

Des rapports en 3D, comparés à l’année dernière

Le deuxième point fort de la 4.1, ce sont les rapports. Ils sont désormais dessinés en 3D et comparés à l’année dernière.

Je sais que « graphiques 3D » peut sonner comme de la décoration. Ce qui les en empêche, c’est la comparaison et ce qui suit : vous pouvez ouvrir n’importe quel mois et voir les factures qui se trouvent derrière.

C’est important, car un chiffre seul dans un rapport soulève des questions auxquelles il ne peut pas répondre. Pourquoi mars a-t-il été faible ? Un client a-t-il arrêté de venir, ou est-il venu sans encore payer ? Un total seul ne vous le dira pas. Les factures derrière ce total, si. Le hub des rapports permettait déjà de toucher un graphique pour voir les données en dessous. Dans la 4.1, le rapport et l’écran de la facture sont reliés : vous pouvez passer du total d’un mois aux factures qui le composent.

Cela fonctionne aussi dans l’autre sens. Les factures que vous envoyez et sur lesquelles vous enregistrez des paiements sont celles que les rapports additionnent : vous ne regardez donc pas deux versions différentes de votre argent.

Le reste de la version

Les notes de la 4.1 vont au-delà de ces deux points, avec une troisième ligne sur les factures impayées. Je ne décrirai pas cette partie ici, sinon pour dire qu’elle existe. Les notes de version sur l’App Store donnent la liste complète.

Les deux versions précédentes méritent aussi d’être mentionnées, car elles portaient sur la confiance plus que sur les fonctionnalités.

La 4.0.1 était une version de correctifs. Le forfait gratuit fonctionne désormais comme promis : deux clients, avec des séances illimitées pour les deux. Les montants saisis avec une virgule décimale, comme 12,50, sont maintenant enregistrés correctement dans tous les formulaires. Ce genre de bug est un problème discret dans une app de facturation. Si vous tapez la décimale comme on l’écrit dans votre pays et que l’app enregistre le mauvais nombre, vous ne le remarquerez pas avant qu’un client ne le fasse.

La 4.0.2 a préparé Smart Coach pour l’iPhone Duo. L’app occupe à la fois l’écran extérieur et le grand écran intérieur, et garde votre place quand vous ouvrez ou fermez le téléphone.

Ce que cela change si vous utilisez Smart Coach

Si vous facturez vos clients avec Smart Coach, votre façon de travailler au quotidien change très peu. Vous cochez toujours les séances et touchez « Create Bill ». La différence vient après. Quand un paiement arrive, vous l’enregistrez sur cette facture, avec son mode de paiement. Quand une question se pose sur une facture, vous l’ouvrez et lisez sa chronologie.

Si vous consultez les rapports à la fin d’un mois ou d’une année, vous voyez désormais cette année face à l’année dernière, et tout mois qui semble anormal peut être ouvert pour montrer les factures qui se trouvent derrière.

Si vous vous demandez si Smart Coach convient à votre cabinet, voici la version courte. C’est un outil de gestion de cabinet pour les coachs et les praticiens indépendants sur iPhone, iPad et Mac. Il n’y a ni compte ni identifiants clients, et vos données se synchronisent via votre propre iCloud. Avec cette version, la partie facturation suit une facture depuis sa création jusqu’au jour où elle est entièrement payée.