Smart Dentist suit désormais chaque facture du début à la fin

Créer une facture n’a jamais été le plus difficile dans la gestion financière d’un cabinet dentaire. Le plus difficile, c’est la suite. Est-elle bien partie ? Le patient a-t-il tout payé, une partie, ou rien du tout ? S’il a payé, était-ce en espèces ou par carte ? Et quand une facture s’avère fausse, comment la corriger sans laisser de trou dans l’historique ?

Smart Dentist 5.2 s’occupe de cette partie-là. Ses notes de version s’ouvrent sur une seule ligne, « Chaque facture, du début à la fin », et la suite de cet article explique ce que cela veut dire dans l’app.

Vous créez une facture et vous arrivez dessus

Le premier changement est petit, et c’est celui que je citerais en premier. Quand vous créez une facture, l’app vous amène désormais directement sur cette facture.

Cela paraît évident. Mais c’est sur la facture que se passent les étapes suivantes. Vous l’envoyez, vous enregistrez ce qui a été payé, et vous y revenez quand quelque chose change. Si la création d’une facture vous dépose ailleurs, vous devez aller la retrouver. Tout le reste de cette version part donc de l’écran de la facture elle-même.

Cela correspond aussi à la façon dont les factures commencent en général dans Smart Dentist. Une carte liste les actes que vous n’avez pas encore facturés : vous les sélectionnez et vous créez la facture depuis cette carte. Désormais, ce parcours se termine sur la facture elle-même, et non une étape avant.

L’envoyer là où vos patients lisent vraiment

Depuis la facture, vous pouvez l’envoyer par Mail, WhatsApp ou Messages.

J’ai choisi ces trois-là parce que c’est là que les patients lisent vraiment. Certains cabinets envoient chaque facture par e-mail. D’autres échangent surtout avec leurs patients par message. Une fonction de facturation qui ne propose que l’e-mail suppose que tous les cabinets travaillent de la même façon.

La facture part toujours sous la forme du PDF que l’onglet Facturation produisait déjà : une facture, une facture fiscale ou un reçu. Ce qui change, c’est que l’envoi est désormais une étape sur l’écran de la facture.

Chaque paiement, avec son mode

Les patients ne règlent pas toujours une facture en une fois. Certains paient une partie maintenant et le reste à la prochaine visite, ou paient une partie par carte et l’autre en espèces.

Dans la 5.2, vous enregistrez chaque paiement sur la facture, avec le mode de paiement utilisé. Une facture n’est donc plus simplement payée ou impayée. Elle contient les paiements réellement reçus.

J’y tiens parce que des rapports ne valent que ce qu’on y met. Les rapports de Smart Dentist couvrent le chiffre d’affaires, le bénéfice, les dépenses et les paiements, et vous pouvez exporter les chiffres sous forme de rapports fiscaux. Tout cela repose sur ce que vous saisissez à l’accueil. Si vous enregistrez chaque paiement tel qu’il s’est réellement passé, les chiffres de fin de mois sont bien plus faciles à croire.

Une chronologie par facture

Tout ce qui arrive à une facture apparaît désormais sur une seule chronologie : elle a été créée, elle a été envoyée, des paiements sont arrivés, et peut-être a-t-elle été annulée puis réémise.

C’est la partie qui, je pense, comptera le plus au quotidien. Un patient appelle et dit qu’il a déjà payé. Quelqu’un à l’accueil veut savoir si la facture de la semaine dernière est bien partie. Avec une chronologie, vous ouvrez la facture et vous la lisez de haut en bas. Vous n’avez pas à reconstituer la réponse à partir de plusieurs écrans.

Cela rejoint aussi quelque chose que Smart Dentist faisait déjà pour les cabinets partagés. Le journal d’audit, dans les rapports, liste chaque fiche ajoutée, modifiée ou supprimée, avec qui l’a fait et quand. La chronologie applique la même idée à une seule facture, à l’endroit où vous regarderiez en premier.

Annuler et réémettre, plutôt que modifier en silence

C’est la décision qui implique un vrai compromis.

Les factures sont parfois fausses. Un acte a été oublié, un prix était erroné, la mauvaise ligne est allée au mauvais patient. La 5.2 gère cela par l’annulation et la réémission. Vous annulez la facture fausse et vous en émettez une corrigée.

L’option la plus simple aurait été de vous laisser modifier la facture directement. C’est plus rapide sur le moment. Mais une fois qu’une facture a été envoyée, quelqu’un d’autre en a peut-être déjà une copie. Si la facture peut être modifiée en silence, l’historique dans l’app et le PDF sur le téléphone du patient peuvent ne plus concorder, sans que rien n’explique pourquoi.

L’annulation garde un historique honnête. La facture fausse reste dans l’historique comme annulée, la facture corrigée la remplace, et la chronologie montre les deux. Cela vous coûte une étape de plus. Pour tout ce qui touche à l’argent et aux documents fiscaux, je pense que cette étape en vaut la peine.

Ce qui est sorti autour

La 5.2 s’appuie sur les deux versions qui l’ont juste précédée, et elles méritent d’être mentionnées si vous n’avez pas mis à jour depuis un moment.

La 5.1 a ajouté des traitements en 3D sur les schémas dentaires. Couronnes, obturations, bridges, appareils orthodontiques, implants et plus encore apparaissent désormais sur les dents du patient. Ils s’affichent sur le schéma, dans les listes, dans la facturation et dans les PDF. Vous choisissez aussi une seule fois un rendu 3D pour chaque acte de votre catalogue.

La 5.1.1 était une version corrective. Elle a corrigé un plantage qui pouvait survenir à l’ouverture de la liste des patients. Je ne vais pas l’adoucir : la liste des patients est l’écran que vous ouvrez le plus, et elle n’aurait pas dû planter. La même version vous a permis de passer d’un forfait pour un seul dentiste au forfait Cabinet depuis Paramètres > Abonnement. Apple change votre forfait et rembourse la partie non utilisée de l’ancien, pour que vous ne payiez pas deux fois.

Ce que cela change si vous gérez un cabinet

Si vous cherchez une app pour dentiste, c’est généralement le dossier patient qui vous donne envie d’en essayer une. C’est la facturation qui décide si vous l’utilisez encore quelques mois plus tard. L’essentiel des frictions dans un petit cabinet se situe entre « l’acte est terminé » et « l’argent est encaissé et les papiers sont en règle ».

Cette version vise à combler cet écart sur un seul écran. Vous créez la facture et vous restez dessus. Vous l’envoyez là où le patient la verra et vous enregistrez chaque paiement tel qu’il a été fait. Si la facture était fausse, vous l’annulez et la réémettez au lieu de l’écraser. Ensuite, la chronologie de la facture montre ce qui s’est passé, dans l’ordre.

Si vous utilisez déjà Smart Dentist, le plus rapide pour le voir est de créer votre prochaine facture depuis la carte des actes non facturés et de la suivre jusqu’au bout. Sinon, l’app est gratuite jusqu’à deux patients, ce qui suffit pour mener une facture du début à la fin et voir si elle convient à la façon dont fonctionne votre accueil.