Ogni fattura in Smart Coach ora ha la sua schermata

Una fattura non è un singolo momento. La invii, e poi aspetti. Il cliente potrebbe pagarne una parte con un bonifico, poi il resto in contanti alla seduta successiva. Oppure il pagamento supera la scadenza e devi sollecitarlo. La fattura dura settimane, e ogni suo passaggio è una domanda a cui un coach potrebbe dover rispondere più tardi, spesso con il cliente davanti.

Smart Coach 4.1 è costruito attorno a questo. Le note di rilascio si aprono proprio così: ogni fattura ha la sua schermata. Da quella schermata invii la fattura, registri un pagamento in contanti, con carta o con bonifico, e segui tutta la storia della fattura su una cronologia.

Questo articolo spiega cosa è cambiato e perché penso che conti, se gestisci un’attività di coaching dal telefono.

Da dove nasce una fattura

La schermata della fattura si capisce meglio se sai come nasce una fattura in Smart Coach. Questa parte è la stessa di prima.

La pagina di ogni cliente mostra cosa non è ancora fatturato, cosa è fatturato e cosa è da pagare. Selezioni le sedute non fatturate, guardi il totale che si aggiorna e tocchi “Create Bill” (Crea fattura). Le fatture sono numerate automaticamente. Accettano sconti e tasse o IVA (e in quel caso si intitolano “Tax Invoice”, cioè fattura fiscale), e una volta superata la scadenza vengono segnate come scadute. Fatture, ricevute e ricevute di acconto escono come PDF con il tuo logo.

Quindi creare una fattura era già risolto. La parte difficile è tutto quello che le succede dopo.

Una schermata per ogni fattura

In 4.1 una fattura è un posto che puoi aprire. Lì trovi tre cose.

L’invio. Invii la fattura dalla sua schermata, così invii sempre la fattura che stai guardando.

La registrazione di un pagamento. Registri un pagamento sulla fattura e indichi come è arrivato: contanti, carta o bonifico. Smart Coach gestiva già i pagamenti parziali, e i coach vengono davvero pagati a rate. Una fattura che riceve due o tre pagamenti è normale, e ognuno va registrato dove deve stare.

La cronologia. È la modifica a cui tengo di più. Prima la storia di una fattura era qualcosa che ricostruivi a mente da un PDF inviato, una ricevuta e uno stato di pagamento. Ora è un elenco che leggi dall’alto in basso, con tutta la storia della fattura in un solo posto.

Serve soprattutto per le conversazioni scomode. Quando un cliente dice di aver già pagato, apri la sua fattura e controlli. Non devi cercare tra le ricevute né provare a ricordare a quale seduta ha pagato.

Il compromesso

Dare a ogni fattura la sua schermata significa una schermata in più nell’app. A Smart Coach le schermate non mancano. Ha clienti, sedute, workshop, spese, report, widget e un assistente. Ogni schermata che aggiungo è un altro posto in cui perdersi.

Sono andato avanti perché la fattura esisteva già come cosa nella testa dei coach, e l’app li costringeva a ricomporla. Una schermata che corrisponde a qualcosa a cui le persone già pensano pesa meno di una che introduce un’idea nuova. Il costo però è reale, e se si rivelerà che rende l’app più difficile da usare, sta a me sistemarlo.

Report in 3D, confrontati con l’anno scorso

La seconda novità principale di 4.1 sono i report. Ora sono disegnati in 3D e confrontati con l’anno scorso.

So che “grafici 3D” può sembrare decorazione. Quello che li rende più di una decorazione è il confronto e la parte successiva: puoi aprire qualsiasi mese e vedere le fatture che ci sono dietro.

Questo conta perché un singolo numero in un report solleva domande a cui non sa rispondere. Perché marzo è stato basso? Un cliente ha smesso di venire, o è venuto e non ha ancora pagato? Un totale da solo non te lo dice. Le fatture dietro quel totale sì. La sezione dei report permetteva già di toccare un grafico per vedere i dati sottostanti. In 4.1 il report e la schermata della fattura sono collegati: puoi passare dal totale di un mese alle fatture che lo compongono.

Funziona anche al contrario. Le stesse fatture che invii e su cui registri i pagamenti sono quelle che i report sommano, quindi non guardi due versioni diverse dei tuoi soldi.

Il resto della versione

Le note di 4.1 vanno oltre queste due voci, con una terza riga sulle fatture non pagate. Qui non descriverò quella parte, se non per dire che esiste. Le note di rilascio nell’App Store hanno l’elenco completo.

Vale la pena citare anche le due versioni precedenti, perché riguardavano la fiducia più che le funzioni.

4.0.1 era una versione di correzioni. Il piano gratuito ora funziona come promesso: due clienti, con sedute illimitate per entrambi. Gli importi scritti con la virgola decimale, come 12,50, ora vengono salvati correttamente in ogni modulo. Bug come questo sono un problema silenzioso in un’app di fatturazione. Se scrivi i decimali come si usa nel tuo paese e l’app salva il numero sbagliato, non te ne accorgi finché non se ne accorge un cliente.

4.0.2 ha preparato Smart Coach per iPhone Duo. Riempie sia lo schermo esterno sia il grande schermo interno, e mantiene il punto in cui eri quando apri o chiudi il telefono.

Cosa significa se usi Smart Coach

Se fatturi i clienti con Smart Coach, nel lavoro di tutti i giorni cambia molto poco. Selezioni ancora le sedute e tocchi “Create Bill”. La differenza arriva dopo. Quando arriva un pagamento, lo registri su quella fattura insieme al modo in cui è stato pagato. Quando nasce una domanda su una fattura, la apri e leggi la sua cronologia.

Se guardi i report alla fine di un mese o di un anno, ora vedi quest’anno a confronto con l’anno scorso, e qualsiasi mese che sembra sbagliato si può aprire per mostrare le fatture che ci sono dietro.

Se stai decidendo se Smart Coach fa per la tua attività, in breve è questo. È un gestionale per coach e professionisti indipendenti su iPhone, iPad e Mac. Non c’è nessun account e nessun accesso per i clienti, e i tuoi dati si sincronizzano tramite il tuo iCloud. Con questa versione, la parte di fatturazione segue una fattura dal momento in cui la crei al giorno in cui è pagata per intero.