Smart Dentist ora segue ogni fattura dall’inizio alla fine

Creare una fattura non è mai stata la parte difficile della gestione economica di uno studio dentistico. La parte difficile è quello che viene dopo. È stata inviata? Il paziente ha pagato tutto, una parte o niente? Se ha pagato, in contanti o con carta? E quando una fattura risulta sbagliata, come la correggi senza lasciare un buco nei registri?

Smart Dentist 5.2 riguarda proprio questa parte. Le note di rilascio si aprono con una sola riga, «Ogni fattura, dall’inizio alla fine», e il resto di questo articolo spiega cosa significa nell’app.

Crei una fattura e ti ritrovi su di essa

La prima novità è piccola, ed è quella che indicherei per prima. Quando crei una fattura, ora l’app ti porta direttamente su quella fattura.

Sembra ovvio. Ma è nella fattura che avvengono i passi successivi. La invii, registri quanto è stato pagato e ci torni quando qualcosa cambia. Se dopo averla creata l’app ti porta altrove, devi andare a cercarla di nuovo. Per questo tutto il resto di questa versione parte dalla schermata della fattura stessa.

Si adatta anche al modo in cui di solito nascono le fatture in Smart Dentist. Una scheda elenca le prestazioni non ancora fatturate: le selezioni e da lì crei la fattura. Ora quel percorso finisce sulla fattura stessa, non un passo prima.\

Inviarla dove i pazienti leggono davvero

Dalla fattura puoi inviarla con Mail, WhatsApp o Messaggi.

Ho scelto questi tre perché è lì che i pazienti leggono davvero. Alcuni studi inviano ogni fattura per email. Altri parlano con i pazienti soprattutto via messaggio. Una funzione di fatturazione che offre solo l’email presuppone che ogni studio lavori allo stesso modo.

La fattura parte comunque come il PDF che la scheda Fatturazione già produceva: una fattura, una fattura fiscale o una ricevuta. Ciò che è cambiato è che inviarla ora è un passo sulla schermata della fattura stessa.

Ogni pagamento, con il suo metodo

I pazienti non sempre pagano una fattura in una volta sola. Alcuni pagano una parte ora e il resto alla visita successiva, oppure una parte con carta e un’altra in contanti.

Con la 5.2 registri ogni pagamento sulla fattura, con il metodo con cui è stato effettuato. Così una fattura non è semplicemente pagata o non pagata. Contiene i pagamenti effettivamente ricevuti.

Ci tengo perché i report valgono quanto i dati che contengono. I Report di Smart Dentist coprono entrate, profitto, spese e pagamenti, e puoi esportare i dati come report fiscali. Tutto questo si basa su ciò che registri alla reception. Se registri ogni pagamento come è avvenuto davvero, i numeri a fine mese sono molto più affidabili.

Una cronologia per ogni fattura

Tutto ciò che succede a una fattura ora compare in un’unica cronologia: è stata creata, è stata inviata, sono arrivati dei pagamenti, e magari è stata annullata e riemessa.

È la parte che secondo me conterà di più nel lavoro di tutti i giorni. Un paziente chiama e dice di aver già pagato. Qualcuno alla reception vuole sapere se la fattura della settimana scorsa è stata inviata. Con una cronologia apri la fattura e la leggi dall’alto in basso. Non devi ricostruire la risposta da schermate diverse.

Si collega anche a qualcosa che Smart Dentist faceva già per gli studi condivisi. Il registro delle modifiche (Audit Log) nei Report elenca ogni record aggiunto, modificato o eliminato, chi l’ha fatto e quando. La cronologia è la stessa idea applicata a una singola fattura, nel posto in cui guarderesti per primo.

Annullare e riemettere, invece di modificare in silenzio

Questa è la decisione che comporta un vero compromesso.

A volte le fatture sono sbagliate. Una prestazione è stata dimenticata, un prezzo era errato, una voce è finita al paziente sbagliato. La 5.2 gestisce questi casi con l’annullamento e la riemissione. Annulli la fattura sbagliata ed emetti quella corretta.

L’opzione più semplice sarebbe stata permetterti di modificare la fattura direttamente. Sul momento è più rapido. Ma una volta inviata, qualcun altro potrebbe averne già una copia. Se la fattura si può modificare in silenzio, il record nell’app e il PDF sul telefono del paziente possono non coincidere, e niente mostra perché.

L’annullamento mantiene la storia onesta. La fattura sbagliata resta nei registri come annullata, quella corretta la sostituisce e la cronologia le mostra entrambe. Ti costa un passo in più. Per tutto ciò che riguarda denaro e documenti fiscali, penso che quel passo valga la pena.

Cos’altro è arrivato insieme

La 5.2 si basa sulle due versioni immediatamente precedenti, che vale la pena citare se non aggiorni da un po’.

La 5.1 ha portato i trattamenti in 3D negli schemi dentali. Corone, otturazioni, ponti, apparecchi, impianti e altro ora compaiono sui denti del paziente. Si vedono nello schema, negli elenchi, nella fatturazione e nei PDF. Inoltre scegli una sola volta l’aspetto 3D di ogni prestazione nel tuo catalogo.

La 5.1.1 era una versione di correzione. Ha risolto un arresto anomalo che poteva verificarsi aprendo l’elenco dei pazienti. Non lo addolcirò: l’elenco dei pazienti è la schermata che apri più spesso e non avrebbe dovuto bloccarsi. La stessa versione ti ha permesso di passare da un piano per un solo dentista al piano Studio da Impostazioni > Abbonamento. Apple cambia il tuo piano e rimborsa la parte non usata di quello vecchio, così non finisci per pagarne due.

Cosa significa se gestisci uno studio

Se cerchi un’app per dentisti, di solito è la cartella del paziente a convincerti a provarla. È la fatturazione a decidere se la usi ancora qualche mese dopo. Gran parte degli attriti in un piccolo studio sta tra «la prestazione è fatta» e «il denaro è arrivato e i documenti sono a posto».

Questa versione vuole colmare quel divario in un’unica schermata. Crei la fattura e resti su di essa. La invii dove il paziente la vedrà e registri ogni pagamento come è stato fatto. Se la fattura era sbagliata, la annulli e la riemetti invece di sovrascriverla. Dopo, la cronologia della fattura mostra cosa è successo, in ordine.

Se usi già Smart Dentist, il modo più rapido per vederlo è creare la prossima fattura dalla scheda delle prestazioni non fatturate e seguirla fino alla fine. Se non lo usi, l’app è gratuita fino a due pazienti, abbastanza per portare una fattura dall’inizio alla fine e capire se si adatta al modo in cui lavora la tua reception.