تضيع أموال الكوتشينغ في الفجوة بين الجلسة والفاتورة. جلسة تُسجَّل ولا تصدر بها فاتورة أبدًا؛ وفاتورة تُرسَل فيُدفع نصفها؛ وعميل يدفع ثمن ثلاث جلسات مقدمًا ولا يتذكر أحد أي الجلسات غطّاها ذلك المبلغ.
في The Smart Coach تبدأ الفاتورة من الجلسات التي سجّلتها بالفعل.
باختصار
- حدّد الجلسات غير المفوترة، وشاهد المجموع، واضغط Create Bill (إنشاء فاتورة).
- تُرقَّم الفاتورة تلقائيًا، مع خصم وتاريخ استحقاق وضريبة القيمة المضافة إن كنت تفرضها، بصيغة PDF تحمل شعارك.
- سجّل الدفعات كاملة أو جزئية؛ واقبل دفعات مقدمة تُخصم من الفاتورة التالية.
- يعرض ملف كل عميل ما لم يُفوتَر، وما فُوتِر، وما هو مستحق.
- يذكّرك بالفواتير المتأخرة. ولا يراسل عملاءك من تلقاء نفسه أبدًا.
من الجلسات إلى الفاتورة
- إعداد لمرة واحدة. من Settings (الإعدادات)، أضف اسم نشاطك وشعاره، وعملتك، وأنواع جلساتك وأسعارها، وإن كنت تفرض ضريبة القيمة المضافة، فنسبتها ورقمك الضريبي.
- سجّل الجلسات في ملف العميل أولًا بأول. وتظهر كل جلسة على أنها غير مفوترة إلى أن تُضاف إلى فاتورة.
- أصدر فاتورتها. افتح Unbilled Sessions (الجلسات غير المفوترة) للعميل، وحدّد الجلسات التي تريد فوترتها، وراجع المجموع الجاري، ثم اضغط Create Bill.
- أكمل الفاتورة. يُعبّأ الرقم تلقائيًا (ويمكن تغييره). أضف خصمًا وتاريخ استحقاق. وعند تحديد نسبة ضريبة القيمة المضافة، يصبح ملف PDF فاتورة VAT Invoice (فاتورة ضريبية) تحمل رقمك الضريبي.
- أرسلها. شارك ملف PDF عبر WhatsApp أو البريد أو أي تطبيق من ورقة المشاركة.
تُفوتَر ورش العمل بالطريقة نفسها: يوضع مبلغ ورشة العمل على فاتورة واحدة، من الورشة نفسها.
سجّل ما يصلك
- الدفعات الجزئية. أضف إيصالًا بما وصلك، المبلغ كاملًا أو جزءًا منه. يمكن أن يكون للفاتورة عدة إيصالات، وكل إيصال ملف PDF يحمل شعارك تعطيه للعميل.
- الدفعات المقدمة. دفع عميل مقدمًا؟ سجّل دفعة مقدمة وشاهد الرصيد المتبقي في ملف العميل. وعند إنشاء فاتورته التالية، تُطبَّق الدفعة المقدمة عليها تلقائيًا، وتذكر الفاتورة ذلك.
اعرف من لا يزال مدينًا لك
- ملف كل عميل يعرض ما لم يُفوتَر، وما فُوتِر، وما دُفع، وما هو مستحق في Financial Summary (الملخص المالي).
- قائمة العملاء تُصفّى حسب Unbilled (غير مفوتر) أو Due (مستحق)، فيصبح من عليك فوترتهم أو مطالبتهم على بُعد نقرة واحدة.
- كل فاتورة تعرض "Due in" (مستحقة خلال) عددًا من الأيام، أو Overdue (متأخرة) باللون الأحمر.
- اسأل. على الأجهزة التي تدعم Apple Intelligence، اسأل Practice Assistant (مساعد النشاط) عمّن يدين لك أو عمّا لم تُصدر فاتورته بعد؛ ويمكن لـ Siri أن يخبرك بإجمالي ما لم يُفوتَر.
التذكيرات: من يفعل ماذا
لا يراسل Smart Coach أي عميل من تلقاء نفسه أبدًا. عند تفعيل Overdue Payment Alerts (تنبيهات الدفعات المتأخرة) في Settings، يذكّرك أنت صباح كل يوم إثنين بالفواتير المتأخرة. ثم تراسل العميل بنفسك من شاشته بنقرة واحدة، عبر WhatsApp أو رسالة نصية أو بريد إلكتروني، وبكلماتك أنت.
أما المواعيد، فزر Remind (تذكير) في لوحة التحكم يفتح رسالة تذكير جاهزة بوقت الموعد وتاريخه، ترسلها برسالة نصية أو عبر WhatsApp.
ما لا يفعله
لا تحمل الفواتير رابط دفع بالبطاقة أو عبر الإنترنت: يدفع لك العملاء بالطريقة التي اعتادوها، وأنت تسجّل الدفعة. يُنشئ Smart Coach فواتيرك ويحفظها، لكنه لا يرسلها إلى جهة ضريبية ولا إلى نظام وطني للفوترة الإلكترونية. ويستخدم كل نشاط عملة واحدة.
جرّبه
The Smart Coach متوفر على App Store لأجهزة iPhone وiPad وMac، دون الحاجة إلى إنشاء حساب. وهو مجاني لعميلين كحد أقصى؛ أما Premium فسعره $2.99 شهريًا، أو $29.99 سنويًا، أو $79.99 مرة واحدة لخطة Lifetime (أسعار الولايات المتحدة؛ وتختلف الأسعار في App Store المحلي).
حمّل The Smart Coach من App Store أو استكشف The Smart Coach.
أسئلة
كيف أُصدر فاتورة لعدة جلسات دفعة واحدة؟
افتح Unbilled Sessions للعميل، وحدّد الجلسات، وراجع المجموع الجاري، ثم اضغط Create Bill. تُرقَّم الفاتورة تلقائيًا، ويمكنك إضافة خصم وتاريخ استحقاق.
هل يمكنني تسجيل دفعة جزئية؟
نعم. أضف إيصالًا بالمبلغ الذي وصلك؛ يمكن أن يكون للفاتورة عدة إيصالات، وكل إيصال ملف PDF يمكنك إرساله إلى العميل.
كيف تعمل الدفعات المقدمة؟
سجّل الدفعة المقدمة في ملف العميل وشاهد الرصيد المتبقي. وعند إنشاء فاتورة العميل التالية، تُطبَّق الدفعة المقدمة عليها تلقائيًا.
هل يرسل Smart Coach تذكيرات بالدفع إلى عملائي؟
لا. لا يُرسَل أي شيء إلى العميل تلقائيًا. تذكّرك Overdue Payment Alerts كل يوم إثنين، وتراسل أنت العميل بنقرة واحدة عبر WhatsApp أو رسالة نصية أو بريد إلكتروني.
هل يمكن للعملاء دفع الفاتورة عبر الإنترنت؟
لا. لا تتضمن الفواتير رابط دفع بالبطاقة أو عبر الإنترنت. وأنت تسجّل الدفعات في التطبيق عند وصولها.
هل يدعم ضريبة القيمة المضافة؟
نعم. حدّد نسبة ضريبة القيمة المضافة ورقمك الضريبي في Settings، فتصدر الفواتير على شكل VAT Invoices (فواتير ضريبية). ولا يقدّم Smart Coach الإقرارات الضريبية ولا يرسل الفواتير إلى أي جهة ضريبية.