لدى كثير من الأعمال الصغيرة، WhatsApp هو المكان الذي يرد فيه العملاء فعلاً. ملف PDF في المحادثة يُفتح اليوم، أما البريد الإلكتروني فينتظر إلى الأسبوع المقبل. الجزء الصعب يأتي بعد ذلك: أن تتذكر أي فاتورة أُرسلت، وهل أرسلت تذكيراً من قبل، ومن دفع.
The Smart Billing يحفظ كل ذلك في الفاتورة نفسها.
باختصار
- اضغط «إرسال» في الفاتورة، ثم WhatsApp، فتصل الفاتورة إلى المحادثة التي تختارها بصيغة PDF.
- والبريد والرسائل أيضاً، مع عنوان البريد الإلكتروني للعميل أو رقمه جاهزاً.
- الفاتورة التي تجاوزت تاريخ استحقاقها تُرسل كتذكير ودّي.
- استخدم «تسجيل دفعة» نقداً أو ببطاقة أو بتحويل أو بشيك، وأرسل الإيصال بالطريقة نفسها.
- لكل فاتورة سجل زمني: متى أُرسلت، وكيف، وكل دفعة.
أرسل الفاتورة
- أنشئ الفاتورة. افتح العميل واضغط «فاتورة جديدة»، أو اضغط «فاتورة جديدة» في لوحة المعلومات. أضف البنود والخصم وضريبة القيمة المضافة وتاريخ الاستحقاق، ثم اضغط «إنشاء». ستنتقل إلى الفاتورة.
- اضغط «إرسال». اختر ما تريد إرساله: الفاتورة، أو أي إيصال لدفعة عليها.
- اضغط WhatsApp، ثم اختر المحادثة. تُرسل الفاتورة بصيغة PDF، بالعربية أو الإنجليزية، حسب لغة التطبيق.
يفتح البريد مع عنوان البريد الإلكتروني للعميل وملف PDF مرفقاً، وتفتح الرسائل مع رقمه. الطباعة والملفات في الورقة نفسها. كل إرسال يكتمل يُضاف إلى السجل الزمني للفاتورة، والإرسال الذي تلغيه لا يُسجَّل.
عندما تتأخر، تُقرأ كتذكير
أرسل فاتورة بعد تاريخ استحقاقها وستجد الرسالة مكتوبة مسبقاً كتذكير ودّي: رقم الفاتورة، واليوم الذي استحقت فيه، والمبلغ المتبقي، مع الفاتورة مرفقة. ويضع السجل الزمني عليها «أُرسل تذكير»، فتعرف أنك طالبت.
Smart Billing لا يراسل العملاء من تلقاء نفسه. بل يذكّرك أنت: عند تفعيل «تذكيرات استحقاق الفواتير» و«تنبيهات التأخر» في الإعدادات، يصلك إشعار قبل استحقاق الفاتورة بيومين وبيوم واحد، وبعد تأخرها بيوم واحد وبـ 7 أيام.
سجّل الدفعة، وأرسل الإيصال
- «تسجيل دفعة» في الفاتورة يملأ المبلغ المستحق. اضغط «دفع المبلغ الكامل»، أو اكتب الجزء الذي وصل.
- كيف ومتى. اختر نقداً أو بطاقة أو تحويلاً أو شيكاً أو غير ذلك، واليوم الذي تم فيه الدفع، وملاحظة إن أردت.
- الإيصال يُنشأ في الخطوة نفسها، مرقّماً وجاهزاً للإرسال على WhatsApp مثل الفاتورة.
- دفع أكثر من المطلوب؟ يبقى الفائض رصيداً للعميل، و«استخدام الرصيد» يخصمه من فاتورة لاحقة.
الفواتير لا تتضمن رابط دفع بالبطاقة أو عبر الإنترنت: أنت تسجّل الدفعة عندما يصل التحويل أو النقد.
اعرف من دفع
كل فاتورة تفتح في شاشة واحدة: الفاتورة في الأعلى، وملف PDF على بعد ضغطة، وسجل زمني لما حدث، بالترتيب ومع التواريخ. أُنشئت، أُرسلت على WhatsApp، تذكير، دُفعت بتحويل، أُرسل الإيصال. قبل إرسال الفاتورة يكون «إرسال» هو الزر الرئيسي؛ بعد ذلك «تسجيل دفعة»؛ وعند دفعها بالكامل «إرسال الإيصال». وإذا سلّمت فاتورة خارج التطبيق، فإن «تحديد كمرسلة» يضيفها إلى السجل الزمني.
وعبر جميع عملائك، يعرض «أعلى الفواتير المستحقة» في لوحة المعلومات من يدين لك، الأكثر تأخراً أولاً، و«عرض الكل» يفتح «الفواتير غير المدفوعة»: كل فاتورة ما زال عليها مبلغ مستحق. كيف تتابع الفواتير غير المدفوعة.
صحّح الخطأ دون أن تفقد الأثر
قبل الدفعة الأولى، يمكنك تعديل كل شيء في الفاتورة. بعدها، تتغير التواريخ والملاحظات فقط. لتغيير البنود أو المبالغ، يُبطل «إبطال وإعادة إصدار» الفاتورة، وينقل ما دُفع رصيداً للعميل، ويفتح فاتورة جديدة بالبنود نفسها ورقم جديد، فيبقى ترقيمك متصلاً. والدفعة المُدخلة خطأً يمكن تعديلها أو حذفها من السجل الزمني.
جرّبه
The Smart Billing متوفر على App Store لـ iPhone وiPad وMac، دون حساب تنشئه. وهو مجاني لأول 2 من عملائك.
حمّل The Smart Billing من App Store أو استكشف The Smart Billing.
أسئلة
هل يمكنني إرسال فاتورة على WhatsApp من iPhone؟
نعم. افتح الفاتورة، واضغط «إرسال»، واختر WhatsApp ثم المحادثة. تُرسل الفاتورة بصيغة PDF، والإيصالات بالطريقة نفسها.
هل يمكنني معرفة ما إذا أُرسلت الفاتورة؟
نعم. يعرض السجل الزمني للفاتورة متى أُرسلت وكيف: البريد أو WhatsApp أو الرسائل أو الطباعة أو الملفات. وللفاتورة التي سلّمتها بطريقة أخرى، يضيفها «تحديد كمرسلة».
هل يرسل Smart Billing تذكيرات الدفع نيابة عني؟
لا، أنت ترسلها، بضغطتين. في فاتورة تجاوزت تاريخ استحقاقها، يكتب «إرسال» الرسالة كتذكير ودّي. ويذكّرك التطبيق بإشعارات قبل تاريخ الاستحقاق وبعده.
كيف أسجّل دفعة نقدية أو بتحويل بنكي؟
اضغط «تسجيل دفعة» في الفاتورة، وأبقِ المبلغ كاملاً أو اكتب جزءاً منه، ثم اختر نقداً أو بطاقة أو تحويلاً أو شيكاً أو غير ذلك، واليوم الذي تم فيه الدفع. يُنشأ الإيصال في الوقت نفسه، جاهزاً للإرسال.
هل يمكن للعملاء الدفع من الفاتورة على WhatsApp؟
لا. الفواتير لا تتضمن رابط دفع بالبطاقة أو عبر الإنترنت. أنت تسجّل الدفعة في التطبيق عندما يصل المال.