El dinero del coaching se pierde en el hueco entre la sesión y la factura. Una sesión se registra y nunca se factura; una factura sale y solo se paga la mitad; un cliente paga tres sesiones por adelantado y nadie recuerda cuáles cubría.
En The Smart Coach, la factura parte de las sesiones que ya registraste.
En resumen
- Marca las sesiones sin facturar, mira el total y toca «Create Bill» (crear factura).
- La factura se numera sola, con descuento, fecha de vencimiento e IVA si lo cobras, en un PDF con tu logo.
- Registra pagos completos o parciales; acepta anticipos que se descuentan de la siguiente factura.
- Cada cliente muestra lo que está sin facturar, facturado y pendiente.
- Te recuerda las facturas vencidas. Nunca escribe a tus clientes por su cuenta.
De las sesiones a la factura
- Configúralo una vez. En Settings (Configuración), añade el nombre y el logo de tu consulta, tu moneda, tus tipos de sesión y precios y, si cobras IVA, tu tasa de IVA y tu número de IVA.
- Registra las sesiones en el cliente a medida que avanzas. Cada una aparece como sin facturar hasta que está en una factura.
- Factúralas. Abre las «Unbilled Sessions» (sesiones sin facturar) del cliente, marca las sesiones que quieres facturar, revisa el total acumulado y toca «Create Bill».
- Termina la factura. El número se rellena solo (y puedes cambiarlo). Añade un descuento y una fecha de vencimiento. Con una tasa de IVA configurada, el PDF es una «VAT Invoice» (factura con IVA) con tu número de IVA.
- Envíala. Comparte el PDF por WhatsApp, Mail o cualquier app desde la hoja para compartir.
Los talleres se facturan igual: el importe de un taller va en una sola factura, desde el propio taller.
Registra lo que cobras
- Pagos parciales. Añade un recibo por lo que haya llegado, el importe completo o una parte. Una factura puede tener varios recibos, y cada uno es un PDF con tu logo para el cliente.
- Anticipos. ¿Un cliente pagó por adelantado? Registra un pago anticipado y consulta el saldo restante en el cliente. Cuando crees su siguiente factura, el anticipo se aplica automáticamente, y la factura lo indica.
Sabe quién aún te debe
- Cada cliente muestra lo que está sin facturar, facturado, pagado y pendiente en el «Financial Summary» (resumen financiero).
- La lista de clientes se filtra por «Unbilled» (sin facturar) o «Due» (pendiente), así las personas a las que facturar o reclamar están a un toque.
- Cada factura muestra «Due in» (vence en) y un número de días, u «Overdue» (vencida) en rojo.
- Pregunta. En dispositivos con Apple Intelligence, pregúntale al «Practice Assistant» (asistente de la consulta) quién te debe o qué no has facturado aún; Siri puede decirte tu total sin facturar.
Recordatorios: quién hace qué
Smart Coach nunca escribe a un cliente por su cuenta. Con «Overdue Payment Alerts» (alertas de pagos vencidos) activado en Settings, te avisa a ti cada lunes por la mañana de las facturas vencidas. Después, desde la pantalla del cliente, tú le escribes con un toque, por WhatsApp, SMS o correo, con tus propias palabras.
Para las citas, el botón «Remind» (recordar) del panel abre un recordatorio ya redactado con la hora y la fecha de la cita, que tú envías por SMS o WhatsApp.
Lo que no hace
Las facturas no llevan enlace de pago con tarjeta ni en línea: los clientes te pagan como ya lo hacen y tú lo registras. Smart Coach crea y guarda tus facturas; no las envía a una autoridad fiscal ni a un sistema nacional de facturación electrónica. Cada consulta usa una sola moneda.
Pruébala
The Smart Coach está en el App Store para iPhone, iPad y Mac, sin cuenta que crear. Es gratis hasta 2 clientes; Premium cuesta $2.99 al mes, $29.99 al año o $79.99 en un solo pago por Lifetime (precios de EE. UU.; los precios del App Store local varían).
Descarga The Smart Coach en el App Store o descubre The Smart Coach.
Preguntas
¿Cómo facturo varias sesiones a la vez?
Abre las «Unbilled Sessions» del cliente, marca las sesiones, revisa el total acumulado y toca «Create Bill». La factura se numera sola, y puedes añadir un descuento y una fecha de vencimiento.
¿Puedo registrar un pago parcial?
Sí. Añade un recibo por el importe que llegó; una factura puede tener varios recibos, y cada recibo es un PDF que puedes enviar al cliente.
¿Cómo funcionan los pagos anticipados?
Registra el anticipo en el cliente y consulta el saldo restante. Cuando crees la siguiente factura del cliente, el anticipo se aplica automáticamente.
¿Smart Coach envía recordatorios de pago a mis clientes?
No. No se envía nada a ningún cliente automáticamente. «Overdue Payment Alerts» te avisa a ti cada lunes, y tú escribes al cliente con un toque por WhatsApp, SMS o correo.
¿Los clientes pueden pagar la factura en línea?
No. Las facturas no incluyen enlace de pago con tarjeta ni en línea. Registras los pagos en la app cuando llegan.
¿Maneja el IVA?
Sí. Configura tu tasa y tu número de IVA en Settings y las facturas salen como «VAT Invoices» (facturas con IVA). Smart Coach no presenta declaraciones ni envía facturas a una autoridad fiscal.