Para muchos pequeños negocios, WhatsApp es donde los clientes de verdad responden. Un PDF en el chat se abre hoy; un correo espera hasta la semana que viene. Lo difícil viene después: recordar qué factura salió, si ya enviaste un recordatorio y quién ha pagado.
The Smart Billing guarda todo eso en la factura.
En resumen
- Toca Enviar en una factura y luego WhatsApp, y la factura llega como PDF al chat que elijas.
- También Mail y Mensajes, con el correo o el número del cliente ya escrito.
- Una factura que pasó su fecha de vencimiento sale como un recordatorio amable.
- Registrar pago en efectivo, con tarjeta, por transferencia o con cheque, y envía el recibo de la misma forma.
- Cada factura guarda una línea de tiempo: cuándo se envió, cómo y cada pago.
Envía la factura
- Crea la factura. Abre el cliente y toca Nueva factura, o toca Nueva factura en el Panel. Agrega las líneas, un descuento, el IVA y una fecha de vencimiento, y toca Crear. Llegas a la factura.
- Toca Enviar. Elige qué enviar: la factura o cualquier recibo de un pago hecho sobre ella.
- Toca WhatsApp y elige el chat. La factura se envía como PDF, en árabe o en inglés, según el idioma de la app.
Mail se abre con el correo del cliente y el PDF adjunto, y Mensajes con su número. Imprimir y Archivos están en la misma hoja. Cada envío completado queda en la línea de tiempo de la factura; un envío que cancelas no registra nada.
Cuando está atrasada, se lee como un recordatorio
Envía una factura después de su fecha de vencimiento y el mensaje ya está escrito como un recordatorio amable: el número de factura, el día en que vencía y lo que aún se debe, con la factura adjunta. La línea de tiempo la marca como Recordatorio enviado, así sabes que ya lo pediste.
Smart Billing nunca escribe a los clientes por su cuenta. En cambio, te lo recuerda a ti: con Recordatorios de vencimiento y Alertas de Vencimiento activados en Configuración, recibes una notificación 2 días y 1 día antes de que venza una factura, y 1 día y 7 días después de que se atrase.
Registra el pago, envía el recibo
- Registrar pago en la factura completa lo que se debe. Toca Pagar Importe Total o escribe la parte que llegó.
- Cómo y cuándo. Elige Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Cheque u Otro, el día en que se pagó y una nota si quieres.
- El recibo se crea en el mismo paso, numerado y listo para enviar por WhatsApp igual que la factura.
- ¿Te pagaron de más? Lo extra queda como crédito del cliente, y Usar crédito lo descuenta de una factura posterior.
Las facturas no incluyen un enlace de pago con tarjeta ni en línea: registras el pago cuando llega la transferencia o el efectivo.
Mira quién pagó
Cada factura se abre en una sola pantalla: la factura arriba, el PDF a un toque y una línea de tiempo de lo que pasó, en orden y con fechas. Creada, enviada por WhatsApp, un recordatorio, pagada por transferencia, recibo enviado. Hasta que la factura se envía, Enviar es el botón principal; después, Registrar pago; y cuando está pagada por completo, Enviar recibo. Si entregaste una factura fuera de la app, Marcar como enviada (Mark as Sent) la pone en la línea de tiempo.
Entre todos tus clientes, Principales Facturas Pendientes en el Panel muestra quién te debe, primero lo más atrasado, y Ver Todo abre Facturas pendientes: cada factura con dinero aún por cobrar. Cómo dar seguimiento a las facturas pendientes.
Corrige un error sin perder el historial
Hasta el primer pago, puedes editar todo en una factura. Después, solo cambian las fechas y las notas. Para cambiar los conceptos o los montos, Anular y reemitir (Void and Reissue) anula la factura, pasa lo pagado como crédito del cliente y abre una factura nueva con las mismas líneas y un número nuevo, así tu numeración sigue sin saltos. Un pago mal registrado se puede cambiar o eliminar desde la línea de tiempo.
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Preguntas
¿Puedo enviar una factura por WhatsApp desde mi iPhone?
Sí. Abre la factura, toca Enviar, elige WhatsApp y selecciona el chat. La factura se envía como PDF, y los recibos de la misma forma.
¿Puedo ver si una factura se envió?
Sí. La línea de tiempo de la factura muestra cuándo se envió y cómo: Mail, WhatsApp, Mensajes, Imprimir o Archivos. Para una factura que entregaste de otra forma, Marcar como enviada la agrega.
¿Smart Billing envía los recordatorios de pago por mí?
No, los envías tú, en dos toques. En una factura vencida, Enviar redacta el mensaje como un recordatorio amable. La app te avisa con notificaciones antes y después de la fecha de vencimiento.
¿Cómo registro un pago en efectivo o por transferencia bancaria?
Toca Registrar pago en la factura, deja el monto total o escribe una parte, y elige Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Cheque u Otro y el día en que se pagó. El recibo se crea al mismo tiempo, listo para enviar.
¿Los clientes pueden pagar desde la factura en WhatsApp?
No. Las facturas no incluyen un enlace de pago con tarjeta ni en línea. Registras el pago en la app cuando llega el dinero.