L’argent du coaching se perd entre la séance et la facture. Une séance est enregistrée mais jamais facturée ; une facture part et n’est payée qu’à moitié ; un client paie trois séances d’avance et plus personne ne se souvient lesquelles cela couvrait.
Dans The Smart Coach, la facture part des séances que vous avez déjà enregistrées.
En bref
- Cochez les séances non facturées, voyez le total, touchez Create Bill (créer la facture).
- La facture est numérotée pour vous, avec une remise, une date d’échéance et la TVA si vous la facturez, en PDF avec votre logo.
- Enregistrez les paiements en totalité ou en partie ; prenez des acomptes, déduits de la facture suivante.
- Chaque client affiche ce qui est non facturé, facturé et dû.
- L’app vous rappelle les factures en retard. Elle n’envoie jamais de message à vos clients d’elle-même.
Des séances à la facture
- Une seule configuration. Dans Settings (Réglages), ajoutez le nom et le logo de votre cabinet, votre devise, vos types de séances et leurs prix et, si vous facturez la TVA, votre taux de TVA et votre numéro de TVA.
- Enregistrez les séances sur la fiche du client au fur et à mesure. Chacune apparaît comme non facturée jusqu’à ce qu’elle figure sur une facture.
- Facturez-les. Ouvrez Unbilled Sessions (séances non facturées) du client, cochez les séances à facturer, vérifiez le total cumulé et touchez Create Bill.
- Finalisez la facture. Le numéro est rempli pour vous (et peut être modifié). Ajoutez une remise et une date d’échéance. Avec un taux de TVA défini, le PDF devient une VAT Invoice (facture avec TVA) portant votre numéro de TVA.
- Envoyez-la. Partagez le PDF sur WhatsApp, Mail ou n’importe quelle app depuis la feuille de partage.
Les ateliers se facturent de la même façon : le montant d’un atelier figure sur une seule facture, créée depuis l’atelier lui-même.
Notez ce qui rentre
- Paiements partiels. Ajoutez un reçu pour ce qui est arrivé, le montant total ou une partie. Une facture peut avoir plusieurs reçus, et chacun est un PDF à votre logo pour le client.
- Acomptes. Un client a payé d’avance ? Enregistrez un acompte et voyez le solde restant sur sa fiche. Quand vous créez sa facture suivante, l’acompte y est appliqué automatiquement, et la facture le mentionne.
Sachez qui vous doit encore de l’argent
- Chaque client affiche ce qui est non facturé, facturé, payé et dû dans le Financial Summary (récapitulatif financier).
- La liste des clients se filtre sur Unbilled (non facturé) ou Due (dû) : les personnes à facturer ou à relancer sont à une touche.
- Chaque facture affiche « Due in » (échéance dans) suivi d’un nombre de jours, ou Overdue (en retard) en rouge.
- Demandez. Sur les appareils compatibles avec Apple Intelligence, demandez au Practice Assistant (assistant du cabinet) qui vous doit de l’argent ou ce que vous n’avez pas encore facturé ; Siri peut vous donner votre total non facturé.
Les rappels : qui fait quoi
Smart Coach n’envoie jamais de message à un client d’elle-même. Avec Overdue Payment Alerts (alertes de paiement en retard) activé dans Settings, elle vous rappelle chaque lundi matin les factures en retard. Depuis l’écran du client, vous lui écrivez ensuite vous-même en un geste, sur WhatsApp, par SMS ou par e-mail, avec vos propres mots.
Pour les rendez-vous, le bouton Remind (rappeler) du tableau de bord ouvre un rappel déjà rédigé avec l’heure et la date du rendez-vous, que vous envoyez par SMS ou sur WhatsApp.
Ce qu’elle ne fait pas
Les factures ne comportent pas de lien de paiement par carte ou en ligne : vos clients vous paient comme ils le font déjà, et vous l’enregistrez. Smart Coach crée et conserve vos factures ; elle ne les transmet pas à une administration fiscale ni à un système national de facturation électronique. Chaque cabinet utilise une seule devise.
Essayez
The Smart Coach est sur l’App Store pour iPhone, iPad et Mac, sans compte à créer. L’app est gratuite jusqu’à 2 clients ; Premium coûte $2.99 par mois, $29.99 par an ou $79.99 en une fois pour Lifetime (prix américains ; les prix de l’App Store varient selon les pays).
Téléchargez The Smart Coach sur l’App Store ou découvrez The Smart Coach.
Questions
Comment facturer plusieurs séances à la fois ?
Ouvrez Unbilled Sessions du client, cochez les séances, vérifiez le total cumulé et touchez Create Bill. La facture est numérotée pour vous, et vous pouvez ajouter une remise et une date d’échéance.
Puis-je enregistrer un paiement partiel ?
Oui. Ajoutez un reçu pour le montant arrivé ; une facture peut avoir plusieurs reçus, et chaque reçu est un PDF que vous pouvez envoyer au client.
Comment fonctionnent les acomptes ?
Enregistrez l’acompte sur la fiche du client et voyez le solde restant. Quand vous créez la facture suivante du client, l’acompte y est appliqué automatiquement.
Smart Coach envoie-t-elle des rappels de paiement à mes clients ?
Non. Rien n’est envoyé automatiquement à un client. Overdue Payment Alerts vous le rappelle chaque lundi, et vous écrivez vous-même au client en un geste sur WhatsApp, par SMS ou par e-mail.
Les clients peuvent-ils payer la facture en ligne ?
Non. Les factures ne comportent pas de lien de paiement par carte ou en ligne. Vous enregistrez les paiements dans l’app quand ils arrivent.
Gère-t-elle la TVA ?
Oui. Définissez votre taux et votre numéro de TVA dans Settings, et les factures sortent en VAT Invoices (factures avec TVA). Smart Coach ne dépose pas de déclarations et ne transmet pas de factures à une administration fiscale.