I soldi del coaching si perdono nello spazio tra la sessione e la fattura. Una sessione viene registrata e mai fatturata; una fattura parte e ne viene pagata metà; un cliente paga tre sessioni in anticipo e nessuno ricorda quali coprivano.
In The Smart Coach la fattura parte dalle sessioni che hai già registrato.
In breve
- Spunta le sessioni non fatturate, guarda il totale, tocca Create Bill (crea fattura).
- La fattura viene numerata per te, con sconto, scadenza e IVA se la applichi, in un PDF con il tuo logo.
- Registra pagamenti totali o parziali; incassa anticipi che vengono scalati dalla fattura successiva.
- Ogni cliente mostra cosa è non fatturato, fatturato e da pagare.
- Ti ricorda le fatture scadute. Non scrive mai ai tuoi clienti di sua iniziativa.
Dalle sessioni alla fattura
- Configura una volta sola. In Settings (Impostazioni), aggiungi il nome e il logo del tuo studio, la valuta, i tipi di sessione e i prezzi e, se applichi l’IVA, l’aliquota IVA e la partita IVA.
- Registra le sessioni sul cliente man mano. Ognuna risulta non fatturata finché non finisce in una fattura.
- Fatturale. Apri le Unbilled Sessions (sessioni non fatturate) del cliente, spunta le sessioni da fatturare, controlla il totale progressivo e tocca Create Bill.
- Completa la fattura. Il numero è già compilato (e si può modificare). Aggiungi uno sconto e una scadenza. Con un’aliquota IVA impostata, il PDF è una VAT Invoice (fattura IVA) con la tua partita IVA.
- Inviala. Condividi il PDF su WhatsApp, Mail o qualsiasi app dal menu di condivisione.
I workshop si fatturano allo stesso modo: l’importo di un workshop va in un’unica fattura, dal workshop stesso.
Registra gli incassi
- Pagamenti parziali. Aggiungi una ricevuta per ciò che è arrivato, l’importo intero o una parte. Una fattura può avere più ricevute, e ognuna è un PDF con il tuo logo per il cliente.
- Anticipi. Un cliente ha pagato in anticipo? Registra un pagamento anticipato e vedi il saldo residuo sul cliente. Quando crei la sua fattura successiva, l’anticipo viene applicato automaticamente, e la fattura lo indica.
Sapere chi ti deve ancora dei soldi
- Ogni cliente mostra cosa è non fatturato, fatturato, pagato e da pagare nel Financial Summary (riepilogo finanziario).
- L’elenco clienti si filtra per Unbilled (non fatturati) o Due (da pagare), così le persone da fatturare o sollecitare sono a un tocco di distanza.
- Ogni fattura mostra «Due in» (scade tra) un certo numero di giorni, oppure Overdue (scaduta) in rosso.
- Chiedi. Sui dispositivi con Apple Intelligence, chiedi al Practice Assistant (assistente dello studio) chi ti deve dei soldi o cosa non hai ancora fatturato; Siri può dirti il totale non fatturato.
Promemoria: chi fa cosa
Smart Coach non scrive mai a un cliente di sua iniziativa. Con gli Overdue Payment Alerts (avvisi di pagamento scaduto) attivi in Settings, ricorda a te ogni lunedì mattina le fatture scadute. Dalla schermata del cliente poi gli scrivi tu, con un tocco, su WhatsApp, via SMS o email, con parole tue.
Per gli appuntamenti, il pulsante Remind (ricorda) nella dashboard apre un promemoria già scritto con ora e data dell’appuntamento, che invii tu via SMS o WhatsApp.
Cosa non fa
Le fatture non includono un link per pagare con carta o online: i clienti ti pagano come già fanno, e tu lo registri. Smart Coach crea e conserva le tue fatture; non le invia a un’autorità fiscale né a un sistema nazionale di fatturazione elettronica. Ogni studio usa una sola valuta.
Provala
The Smart Coach è sull’App Store per iPhone, iPad e Mac, senza account da creare. È gratis fino a 2 clienti; Premium costa $2.99 al mese, $29.99 all’anno o $79.99 una tantum per Lifetime (prezzi USA; i prezzi locali dell’App Store variano).
Scarica The Smart Coach dall’App Store o scopri The Smart Coach.
Domande
Come fatturo più sessioni insieme?
Apri le Unbilled Sessions del cliente, spunta le sessioni, controlla il totale progressivo e tocca Create Bill. La fattura viene numerata per te e puoi aggiungere uno sconto e una scadenza.
Posso registrare un pagamento parziale?
Sì. Aggiungi una ricevuta per l’importo arrivato; una fattura può avere più ricevute, e ogni ricevuta è un PDF che puoi inviare al cliente.
Come funzionano i pagamenti anticipati?
Registra l’anticipo sul cliente e vedi il saldo residuo. Quando crei la fattura successiva del cliente, l’anticipo viene applicato automaticamente.
Smart Coach invia promemoria di pagamento ai miei clienti?
No. Nulla viene inviato automaticamente a un cliente. Gli Overdue Payment Alerts te lo ricordano ogni lunedì, e scrivi tu al cliente con un tocco su WhatsApp, via SMS o email.
I clienti possono pagare la fattura online?
No. Le fatture non includono un link per pagare con carta o online. Registri i pagamenti nell’app quando arrivano.
Gestisce l’IVA?
Sì. Imposta l’aliquota IVA e la partita IVA in Settings e le fatture escono come VAT Invoice. Smart Coach non presenta dichiarazioni né invia fatture a un’autorità fiscale.