Per molte piccole imprese, WhatsApp è il posto dove i clienti rispondono davvero. Un PDF in chat viene aperto oggi; un'email aspetta fino alla settimana prossima. La parte difficile arriva dopo: ricordare quale fattura è partita, se hai già mandato un promemoria e chi ha pagato.
The Smart Billing tiene tutto sulla fattura.
In breve
- Tocca Invia su una fattura, poi WhatsApp, e la fattura arriva come PDF nella chat che scegli.
- Anche Mail e Messaggi, con l'indirizzo email o il numero del cliente già inseriti.
- Una fattura scaduta parte come un promemoria cordiale.
- Registra pagamento in contanti, con carta, bonifico o assegno, e invia la ricevuta allo stesso modo.
- Ogni fattura ha una cronologia: quando è stata inviata, come, e ogni pagamento.
Invia la fattura
- Crea la fattura. Apri il cliente e tocca Nuova fattura, oppure tocca Nuova fattura nella Dashboard. Aggiungi le righe, uno sconto, l'IVA e una scadenza, poi tocca Crea. Ti ritrovi sulla fattura.
- Tocca Invia. Scegli cosa inviare: la fattura o una qualsiasi ricevuta di un pagamento su di essa.
- Tocca WhatsApp, poi scegli la chat. La fattura parte come PDF, in arabo o in inglese, secondo la lingua dell'app.
Mail si apre con l'indirizzo email del cliente e il PDF allegato, e Messaggi con il suo numero. Stampa e File sono nello stesso pannello. Ogni invio completato finisce nella cronologia della fattura; un invio annullato non registra nulla.
Quando è in ritardo, diventa un promemoria
Invia una fattura dopo la scadenza e il messaggio è già scritto come un promemoria cordiale: il numero della fattura, il giorno di scadenza e quanto resta da pagare, con la fattura allegata. La cronologia lo segna come Promemoria inviato, così sai di aver già chiesto.
Smart Billing non scrive mai ai clienti da solo. Ricorda invece a te: con Promemoria scadenza fatture e Avvisi di ritardo attivi nelle Impostazioni, ricevi una notifica 2 giorni e 1 giorno prima della scadenza di una fattura, e 1 giorno e 7 giorni dopo che è scaduta.
Registra il pagamento, invia la ricevuta
- Registra pagamento sulla fattura inserisce l'importo dovuto. Tocca Paga l'importo totale, oppure scrivi la parte che è arrivata.
- Come e quando. Scegli Contanti, Carta, Bonifico, Assegno o Altro, il giorno del pagamento e, se vuoi, una nota.
- La ricevuta viene creata nello stesso passaggio, numerata e pronta da inviare su WhatsApp come la fattura.
- Pagato troppo? L'eccedenza resta come credito del cliente, e Usa credito la scala da una fattura successiva.
Le fatture non includono un link per pagare con carta o online: registri il pagamento quando arriva il bonifico o il contante.
Vedi chi ha pagato
Ogni fattura si apre su un'unica schermata: la fattura in alto, il PDF a un tocco di distanza e una cronologia di cosa è successo, in ordine e con le date. Creata, inviata su WhatsApp, un promemoria, pagata con bonifico, ricevuta inviata. Finché la fattura non è inviata, il pulsante principale è Invia; dopo, Registra pagamento; una volta pagata per intero, Invia ricevuta. Se hai consegnato una fattura fuori dall'app, Segna come inviata la aggiunge alla cronologia.
Per tutti i tuoi clienti, Principali fatture da pagare nella Dashboard mostra chi ti deve dei soldi, prima i ritardi più lunghi, e Vedi tutto apre Fatture non pagate: ogni fattura con un importo ancora dovuto. Come tenere traccia delle fatture non pagate.
Correggi un errore senza perdere la traccia
Fino al primo pagamento puoi modificare tutto su una fattura. Dopo, cambiano solo le date e le note. Per cambiare voci o importi, Annulla e riemetti annulla la fattura, trasferisce quanto già pagato come credito del cliente e apre una nuova fattura con le stesse righe e un nuovo numero, così la numerazione resta continua. Un pagamento inserito per errore si può modificare o eliminare dalla cronologia.
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Domande
Posso inviare una fattura su WhatsApp dal mio iPhone?
Sì. Apri la fattura, tocca Invia, scegli WhatsApp e seleziona la chat. La fattura parte come PDF, e le ricevute allo stesso modo.
Posso vedere se una fattura è stata inviata?
Sì. La cronologia della fattura mostra quando è stata inviata e come: Mail, WhatsApp, Messaggi, Stampa o File. Per una fattura consegnata in un altro modo, Segna come inviata la aggiunge.
Smart Billing invia i solleciti di pagamento al posto mio?
No, li invii tu, con due tocchi. Su una fattura scaduta, Invia scrive il messaggio come un promemoria cordiale. L'app ti avvisa con notifiche prima e dopo la scadenza.
Come registro un pagamento in contanti o con bonifico?
Tocca Registra pagamento sulla fattura, lascia l'importo totale o scrivine una parte, poi scegli Contanti, Carta, Bonifico, Assegno o Altro e il giorno del pagamento. La ricevuta viene creata nello stesso momento, pronta da inviare.
I clienti possono pagare dalla fattura su WhatsApp?
No. Le fatture non includono un link per pagare con carta o online. Registri il pagamento nell'app quando arrivano i soldi.