Pour beaucoup de petites entreprises, c’est sur WhatsApp que les clients répondent vraiment. Un PDF dans la discussion est ouvert le jour même ; un e-mail attend la semaine suivante. La difficulté vient ensuite : se souvenir de la facture envoyée, savoir si vous avez déjà relancé, et qui a payé.
The Smart Billing garde tout cela sur la facture.
En bref
- Touchez Envoyer sur une facture, puis WhatsApp, et la facture part en PDF dans la discussion de votre choix.
- Mail et Messages aussi, avec l’adresse e-mail ou le numéro du client déjà rempli.
- Une facture dont l’échéance est passée part sous forme de rappel aimable.
- Enregistrer un paiement en espèces, par carte, virement ou chèque, et envoyez le reçu de la même façon.
- Chaque facture garde un historique : quand elle a été envoyée, comment, et chaque paiement.
Envoyer la facture
- Créez la facture. Ouvrez le client et touchez Nouvelle facture, ou touchez Nouvelle facture sur le Tableau de bord. Ajoutez les lignes, une remise, la TVA et une date d’échéance, puis touchez Créer. Vous arrivez sur la facture.
- Touchez Envoyer. Choisissez ce que vous envoyez : la facture, ou n’importe quel reçu d’un paiement sur cette facture.
- Touchez WhatsApp, puis choisissez la discussion. La facture part en PDF, en arabe ou en anglais, selon la langue de l’app.
Mail s’ouvre avec l’adresse e-mail du client et le PDF en pièce jointe, et Messages avec son numéro. Imprimer et Fichiers sont sur la même feuille. Chaque envoi effectué s’inscrit dans l’historique de la facture ; un envoi annulé n’enregistre rien.
En retard, elle devient un rappel
Envoyez une facture après son échéance et le message est déjà rédigé comme un rappel aimable : le numéro de facture, le jour de l’échéance et le montant encore dû, avec la facture en pièce jointe. L’historique indique Rappel envoyé, pour que vous sachiez que vous avez relancé.
Smart Billing n’envoie jamais de message aux clients de lui-même. C’est vous qu’il prévient : avec Rappels d'échéance des factures et Alertes de retard activés dans les Paramètres, une notification arrive 2 jours et 1 jour avant l’échéance d’une facture, puis 1 jour et 7 jours après qu’elle est en retard.
Enregistrer le paiement, envoyer le reçu
- Enregistrer un paiement sur la facture remplit le montant dû. Touchez Payer le montant total, ou saisissez la part reçue.
- Comment et quand. Choisissez Espèces, Carte, Virement, Chèque ou Autre, le jour du paiement, et une note si vous le souhaitez.
- Le reçu est créé à la même étape, numéroté, et prêt à être envoyé sur WhatsApp comme la facture.
- Trop payé ? Le surplus reste en crédit pour le client, et Utiliser le crédit le déduit d’une facture suivante.
Les factures ne contiennent pas de lien de paiement par carte ou en ligne : vous enregistrez le paiement quand le virement ou les espèces arrivent.
Voir qui a payé
Chaque facture s’ouvre sur un seul écran : la facture en haut, le PDF à portée de doigt, et un historique de ce qui s’est passé, dans l’ordre et daté. Créée, envoyée sur WhatsApp, un rappel, payée par virement, reçu envoyé. Tant que la facture n’est pas envoyée, Envoyer est le bouton principal ; ensuite, Enregistrer un paiement ; une fois payée en totalité, Envoyer le reçu. Si vous avez remis une facture en dehors de l’app, Marquer comme envoyée l’ajoute à l’historique.
Pour tous vos clients, Principales factures dues sur le Tableau de bord montre qui vous doit de l’argent, les plus en retard d’abord, et Tout voir ouvre Factures impayées : chaque facture avec un montant encore dû. Comment suivre les factures impayées.
Corriger une erreur sans perdre l’historique
Jusqu’au premier paiement, tout est modifiable sur une facture. Ensuite, seules les dates et les notes changent. Pour modifier les articles ou les montants, Annuler et réémettre annule la facture, reporte ce qui a été payé en crédit pour le client, et ouvre une nouvelle facture avec les mêmes lignes et un nouveau numéro, pour que votre numérotation reste continue. Un paiement saisi par erreur peut être modifié ou supprimé depuis l’historique.
Essayez
The Smart Billing est sur l’App Store pour iPhone, iPad et Mac, sans compte à créer. Il est gratuit pour vos 2 premiers clients.
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Questions
Puis-je envoyer une facture sur WhatsApp depuis mon iPhone ?
Oui. Ouvrez la facture, touchez Envoyer, choisissez WhatsApp et la discussion. La facture part en PDF, et les reçus de la même façon.
Puis-je voir si une facture a été envoyée ?
Oui. L’historique de la facture indique quand elle a été envoyée et comment : Mail, WhatsApp, Messages, Imprimer ou Fichiers. Pour une facture remise autrement, Marquer comme envoyée l’ajoute.
Smart Billing envoie-t-il les relances de paiement à ma place ?
Non, c’est vous qui les envoyez, en deux touches. Sur une facture dont l’échéance est passée, Envoyer rédige le message comme un rappel aimable. L’app vous prévient par des notifications avant et après l’échéance.
Comment enregistrer un paiement en espèces ou par virement ?
Touchez Enregistrer un paiement sur la facture, gardez le montant total ou saisissez-en une partie, puis choisissez Espèces, Carte, Virement, Chèque ou Autre et le jour du paiement. Le reçu est créé en même temps, prêt à être envoyé.
Les clients peuvent-ils payer depuis la facture sur WhatsApp ?
Non. Les factures ne contiennent pas de lien de paiement par carte ou en ligne. Vous enregistrez le paiement dans l’app quand l’argent arrive.